Er du ny i HR systemer?
- Introduktion
Hvad er et HR-system?
Et HR-system er software designet til effektivt at håndtere og automatisere mange af de administrative og HR-relaterede opgaver, der traditionelt kræver meget manuelt arbejde. Disse systemer spænder fra enkle applikationer til omfattende platforme, der kan administrere alt fra ansættelse til løn.
Hvorfor investere i et HR-system?
Forestil dig at reducere tiden brugt på rutinemæssige opgaver som f.eks. tidsregistrering, ferieplanlægning og fraværshåndtering. Et system kan automatiserer disse processer, så du kan fokusere på mere strategiske aspekter af din virksomhed.
Med et Applicant Tracking System (ATS) kan du optimere hver fase af rekrutteringsprocessen, fra stillingsopslag til ansættelse. Dette sikrer en mere strømlinet, effektiv og retfærdig ansættelsesprocedure.
HR-systemer tilbyder avancerede analytiske værktøjer, der giver indsigt i alt fra rekrutteringsmetriker til medarbejderperformance. Denne data kan hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger, der kan fremme både medarbejdertilfredshed og virksomhedens overordnede resultater.
Systemer, der tillader medarbejdere selv at administrere deres oplysninger, som f.eks. opdatering af personlige data og anmodning om ferie, øger engagement og autonomi blandt medarbejderne.
- Fordele
Drømmer du om et simpelt og brugervenligt værktøj?
Vi ved, at du har en travl hverdag og skal håndtere mange administrative processer. Men når du skal finde nye medarbejdere, screene kandidater og afholde interviews, skal hverken du eller dine ledere bruge kræfter på manuelle processer.
Du vil med et HR rekrutteringssystem få frigivet tid til at fokusere på andre udviklingsopgaver, som f.eks. Employer Branding, diversitet, kompetenceudvikling mm., da administrationsopgaver mindskes.
Her kan du læse om fordele ved at implementere et rekrutteringssystem.
Har du svært ved at få overblik, når du starter den første screening – og bruger du for meget tid på at gennemgå alle ansøgningerne?
Når du har modtaget kandidater, der har søgt en given stilling hos dig, bruger du ofte størstedelen af tiden på at sortere og screene dit kandidatfelt. Og det er til trods for, at det jo kun er få kandidater, du vælger at gå videre med i processen.
Med Elviums effektive og automatiske screeningfunktion har du mulighed for nemt, at sortere kandidaterne ud fra specifikke krav, f.eks. spørgsmål eller kompetencer fra din ansøgningsformular.
Det vil også bidrage til en højere diversitet af feltet, da du så ikke screener ud fra forudantagede holdinger om den enkelte kandidat, men ud fra de faktiske krav til stillingen.
Med Elvium sikrer du, at du altid er i overensstemmelse med lovgivningen.
Elvium er altid up-to-date med seneste lovgivning omkring GDPR. Alt bliver opdateret i systemet – så du som arbejdsgiver ikke skal bekymre dig om GDPR. Lad systemet klare det for dig.
Hvor meget tid bruger du på at sende e-mails til kandidaterne? Måske har du oplevet at glemme at få sendt et svar til en kandidat?
Når du skal kommunikere med kandidaterne, kan dette kræve meget af din tid – og hvilke kandidater har du egentlig været i dialog med og hvornår?
Når du anvender et rekrutteringssystem som Elvium, har vi allerede automatiseret en masse processer for dig, som f.eks. at alle ansøgere automatisk modtager en bekræftelse på modtagelse af deres ansøgning.
I rekrutteringssystemet, vil du altid kunne se, hvilke kandidater du har sendt e-mails til og hvornår. Tilmed vil du have en masse e-mail-skabeloner tilgængelige, som f.eks. afslag og invitation til samtale.
Alle e-mails er naturligvis tilpasset til jeres virksomhed og til den enkelte stilling – med flettefelter, der sparer dig tid.
Det sker ofte, at kandidater finder ledige stillinger, mens de enten er på farten eller sidder med mobiltelefonen – og her er det vigtigt, at de kan tilgå jeres stillingsopslag og ansøge, hvis de har ønsker via mobilen.
Dine kandidater skal have en god oplevelse af jeres virksomhed, når de besøger jeres ledige stillinger. Og når kandidaterne søger gennem dit rekrutteringssystem, kan de uploade ansøgning, CV og andre dokumenter direkte fra Dropbox eller Google Drive.
Det har altid været vigtigt for os at udvikle et mobiltilpasset system, og derfor kan du som bruger også fleksibelt arbejde med ansøgningerne fra forskellige enheder – uanset hvor du befinder dig.
Samarbejder du med andre kollegaer, ledere eller f.eks. eksterne virksomheder, når kandidater skal rangeres, evalueres og screenes?
Der er ofte mange Excelark i omløb, når kandidater skal vurderes samt ansøgninger/CV, der videresendes og deles internt som eksternt.
Det er mange faldgrupper, når du ikke anvender et system til at koordinere evalueringer. Der er bl.a. mange regler, når vi taler deling af personfølsomme oplysninger, sletning af data og manglende dokumentation mm., som er svært at imødekomme ved at håndtere bedømmelsesprocessen manuelt. Samtidig er chancen for at miste overblikket stor for alle parter – og der kan ske mange misforståelser.
Du har i stedet mange muligheder med Elvium, hvor det er nemt at invitere dine kollegaer/ledere/eksterne til at deltage i bedømmelsen af kandidater – direkte fra systemet.
Ligeledes kan I hver især skrive kommentarer og registrere jeres bedømmelse på samme tid. Derved slettes al data, som de skal, I får et overskueligt overblik, og det bliver nemmere for de involverede parter at deltage.
Det kan ofte være en meget tidskrævende og besværlig proces, når der skal planlægges og koordineres interviews mellem dig, dine ledere og kandidaterne.
Det første led i processen, handler om jeres interne tidsplanlægning mellem de involverede partere. Dernæst skal du undersøge, hvorvidt om kandidaten også kan deltage på det pågældende tidspunkt.
Vores rekrutteringssystem gør det let at planlægge interviews, da kandidaterne selv har mulighed for at booke tid til deres samtaler – ud fra de tidspunkter, du har defineret. Når tidspunktet er valgt, overføres aftalen til Outlook med vores kalenderintegration.
Således sparer I en masse tid på koordinering og I sikrer, at alle får aftalen i deres kalender.
Når kandidater søger en stilling i jeres virksomhed, er det vigtigt, at de får en god oplevelse undervejs i processen. Men det er faktisk sjældent, at der bliver taget højde for kandidatens frustration over, at de skal indtaste deres data igen og igen.
Vores analyser viser tydeligt, at dette er et element, der kan gøre en ansøgningsproces besværlig – og skabe utilfredshed hos jeres kommende medarbejdere.
Med Elvium giver du dine kandidater mulighed for at søge via LinkedIn eller Facebook, så de derved nemt kan genbruge deres allerede indtastet data til at ansøge med. Samtidig kan du også opleve, at kandidatens profil bliver mere detaljeret, hvilket giver dig et bedre bedømmelsesgrundlag.
Et godt system skaber værdi
Hos VIPP så de et stort behov for at strømline rekrutteringsprocessen for at understøtte deres LEAN kultur. Du kan lære mere om, hvordan systemer understøtter forskellige processer i HR gennem vores nyhedsbrev.
