Digital håndtering af ansættelseskontrakter
Med digital håndtering af ansættelseskontrakter samler du hele kontraktprocessen ét sted. I stedet for manuelle dokumenter, mails og løse excel-ark kan du automatisk indhente kandidatens stamdata, generere ansættelseskontrakten og indhente digital underskrift direkte i jeres rekrutteringssystem.
Vil du se forskellen i jeres setup?
Det betyder mindre administration for HR og ledere, færre fejl og en professionel oplevelse for den nye medarbejder. Løsningen er til moderne HR- og rekrutteringsteams, der vil have styr på GDPR og dataflow uden at gå på kompromis med kandidatrejsen.
“Det er mega fedt, at vi kan assigne roller og vi kan styre flowet”
“Det er en stor fordel, at kandidaten kan skrive under digitalt”
“Den største værdi for os er, at indhentning af stamdata er compliant”
Hvad er digital håndtering af ansættelseskontrakter?
Digital håndtering af ansættelseskontrakter betyder, at du erstatter manuelle processer med et digitalt flow, hvor stamdata, kontrakt og underskrift hænger sammen.
En typisk kontraktproces omfatter, at du skal:
- indhente personlige oplysninger om kandidaten
- sikre, at de er korrekte og opdaterede
- få kontrakten underskrevet digitalt
- opbevare kontrakten sikkert, så den er tilgængelig ved behov
Med digital kontrakthåndtering i Elvium sker det hele i ét samlet flow. Stamdata indtastes af kandidaten selv, kontrakten genereres på baggrund af skabeloner, underskriften sættes digitalt (med for eksempel mitID) og den underskrevne kontrakt gemmes i systemet, så HR og ledere altid kan finde den igen. Læs mere her.
Derfor vælger HR Elviums digitale kontraktmodul
Elviums kontraktmodul er udviklet specifikt til rekruttering og HR og ikke som en generel e-sign-løsning. Det betyder, at hele processen er bygget til ansættelser, arbejdsgange i HR og samarbejdet mellem HR, ledere og kandidater. Kontrakten bliver ikke bare underskrevet, den bliver skabt og styret på et fundament af strukturerede data, GDPR og gennemsigtighed.
Fordele for HR og ledere:
- Mindre manuelt tastearbejde: kandidaten indtaster selv stamdata
- Ensartede kontrakter på tværs af afdelinger og lokationer
- Færre fejl og stærkere compliance i forhold til GDPR
- Ét samlet system til jobopslag, screening og kontrakter
- Nem opfølgning, fordi kontrakterne gemmes centralt og kan spores
Elvium understøtter både funktionær-, timelønnede- og freelance-kontrakter, så du kan håndtere alle typer ansættelser i samme flow.
Erfaringer fra kunder som Jespers Torvekøkken
Elviums kontraktmodul er udviklet og finpudset sammen med kunder i drift, blandt andet Jespers Torvekøkken. De ønskede at reducere manuelt bøvl, give køkkencheferne mere ansvar og sikre, at kontrakter blev håndteret ensartet og sikkert. Se hele casen.
Resultatet er en løsning, hvor rekruttering og kontrakter hænger tæt sammen: Fra jobopslag og screening til digital underskrift af kontrakten. Elvium bruges også af andre virksomheder, der lægger vægt på GDPR, struktur og en stærk kandidatrejse.
Sådan fungerer kontraktmodulet i praksis
Fra kandidatdata til færdig kontrakt
Når du har fundet den rette kandidat i Elvium, starter kontraktprocessen direkte fra rekrutteringssystemet. Kandidaten modtager et sikkert link, hvor vedkommende indtaster personlige oplysninger og andre nødvendige stamdata. De indtastede data bruges automatisk i ansættelseskontrakten, så du undgår dobbeltarbejde, tastefejl og forældede oplysninger.
Typisk flow i kontraktmodulet:
- Vælg kandidat og kontrakttype (funktionær, timelønnet, freelance m.fl.)
- Send sikker formular til kandidaten for stamdata
- Systemet genererer kontraktudkast ud fra jeres skabelon
- Kandidaten underskriver digitalt via løsningen fra Visma
Alle parter modtager kopi af den underskrevne kontrakt
Resultatet er en ensartet, professionel proces, hvor både HR, leder og kandidat oplever, at kontrakten “bare spiller”.
Ét flow fra rekrutteringssystem til HR-system
Efter underskrift kan kontrakten enten blive liggende i Elviums HR-modul eller sendes videre til jeres HR-system via integration. På den måde sikrer du en rød tråd fra rekrutteringssystem til HR-system uden manuelle mellemled.
Eksempler på, hvad du kan:
- Gem kontrakten på medarbejderens HR-profil
- Sikre, at data kun skal tastes én gang
- Dokumentere, hvem der har haft adgang til hvilke oplysninger
- Understøtte både lokale og centrale HR-processer
Sikkerhed, GDPR og digitale underskrifter med Visma Addo
Kontraktmodulet er bygget med sikkerhed og databeskyttelse som grundprincip. Personlige oplysninger indsamles via en krypteret forbindelse og gemmes i systemet, hvor adgang kan styres og dokumenteres via brugeradministration og logfiler. Det gør det lettere for HR og ledelse at vise, at kontrakthåndteringen lever op til GDPR-kravene.
Elvium samarbejder med Visma Addo om digitale underskrifter. Det betyder, at du får en professionel og veldokumenteret signaturløsning integreret direkte i kontraktmodulet, uden at du selv skal stå for opsætning af en ekstern e-sign-udbyder. Visma Addo understøtter underskrift på tværs af devices (mobil, tablet, PC), så både HR, ledere og kandidater kan underskrive der, hvor de er.
Kort fortalt får du:
- Krypteret dataindsamling og sikker opbevaring
- Logning af adgange og ændringer
- Digital underskrift via Visma Addo
- GDPR-understøttet kontraktflow fra start til slut
Se Elvium i praksis 👉 book en demo
Vil du se, hvordan digital håndtering af ansættelseskontrakter kan se ud i netop jeres virksomhed? På en 45 minutters demo opretter vi en aktuel stilling i jeres brand, gennemgår rekrutteringsprocessen og viser, hvordan kontraktmodulet afslutter flowet fra kandidatdata til underskrevet kontrakt.
På demoen får du bl.a.:
- Indblik i, hvordan kontraktmodulet fungerer i praksis
- Eksempler på kontraktskabeloner og stamdataflows
- Viden om, hvordan data flyder videre til HR-systemet
- Konkrete anbefalinger til, hvordan jeres processer kan optimeres
- FAQ
Har du spørgsmål til digital håndtering af ansættelseskontrakter?
Det er et kontraktmodul i Elviums rekrutteringssystem og HR-modul, hvor du indsamler stamdata fra kandidaten, genererer ansættelseskontrakten og indhenter digital underskrift i ét samlet, GDPR-understøttet flow.
En ren e-sign-løsning fokuserer primært på underskriften. Elviums kontraktmodul kombinerer dataindsamling, kontraktgenerering, digital underskrift og sikker opbevaring af kontrakten – direkte forbundet med jeres rekrutterings- og HR-processer.
Ja. Persondata indsamles via krypterede forbindelser, kontrakten gemmes sikkert i systemet, og adgange kan dokumenteres via brugeradministration og logfiler. Løsningen er designet til at understøtte GDPR i hele kontraktprocessen.
Elvium kan håndtere alle almindelige ansættelsestyper – fx funktionær-, timelønnede- og freelance-kontrakter. Du kan tilpasse jeres egne skabeloner, så der er ensartet kvalitet på tværs af organisationen.
Ja. Efter digital underskrift kan kontrakten enten blive liggende i Elviums HR-modul eller sendes til jeres HR-system via integration, så data kun skal vedligeholdes ét sted. Se Elviums integrationer.
Det første skridt er at booke en demo. Her gennemgår vi jeres nuværende proces, viser kontraktmodulet i praksis og rådgiver om opsætning af skabeloner, integrationer og workflows.
- Elvium tilbyder digital håndtering af ansættelseskontrakter som et integreret kontraktmodul i rekrutteringssystem og HR-system.
- Kontraktmodulet håndterer både stamdata, kontraktgenerering og digital underskrift i ét flow.
- Data indsamles direkte fra kandidaten, hvilket reducerer manuelle fejl og dobbeltindtastninger.
- Løsningen understøtter funktionær-, timelønnede- og freelance-kontrakter i samme system.
- Samarbejdet med Visma Addo giver sikker og dokumenteret digital underskrift på alle enheder.
- Kontrakten gemmes sikkert i Elvium og kan sendes videre til HR-systemet efter underskrift.
- Fokus på GDPR med krypteret dataindsamling, logning og adgangsstyring for HR og ledelse.
- Kundecases som Jespers Torvekøkken viser reduceret manuelt arbejde og bedre overblik.
