Online demo

Databehandleraftale

Her kan du se den databehandleraftale, der ligger til grund for behandling af persondata, når du er kunde hos Elvium.
(Databehandleraftalen fremsendes til elektronisk underskrift, når hovedaftalen er underskrevet og godkendt.)

Tillæg til hovedaftale

Databehandleraftale

Dataansvarlig

Virksomhed x
CVR x
Adresselinje
Post nr. og by
Danmark

Databehandler

Elvium ApS
CVR 34709459
Flæsketorvet 68
1711 København V
Danmark

1. Indholdsfortegnelse

2. Baggrund for databehandleraftalen

  1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

  2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

  3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”

  4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale, jf. Databehandleraftalens afsnit 14.

  5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

  6. Til denne aftale hører tre bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

  7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

  8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

  9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

  10. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

  11. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

  12. Denne databehandleraftale er baseret på databehandleraftalen udarbejdet af Datatilsynet, men indeholder dog flere afvigelser fra Datatilsynets skabelon.

3. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

  1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

  2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

  3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

 
  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

  2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

  1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

  2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

  3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

  4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

  1. Databehandleren gennemfører alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

  2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

    a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

    b. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

    c. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

    d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed


  3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

  4. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

  5. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

 
  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

  2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

  3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

  4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

  1. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

  2. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

    Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

  3. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

  4. Databehandleren skal, om muligt, i sin aftale med relevante underdatabehandlere indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

  5. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

8. Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

 
  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

  2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen – derfor bl.a. ikke:

    a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation
    b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,
    c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

  3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

  4. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
    b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
    c. den registreredes indsigtsret
    d. retten til berigtigelse
    e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
    f. retten til begrænsning af behandling
    g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
    h. retten til dataportabilitet
    i. retten til indsigelse
    j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

  1. Databehandleren bistår den dataansvarlige, som tillæg til databehandlerens forpligtelser i henhold til Bestemmelse 6.3., med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32


    b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

    c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

    d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

    e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

  2. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til dendataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

  3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skalbistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.
    Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske straks efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

  2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 9.2., litra b, skal databehandleren – under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.
    Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

    a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

    b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

    c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

11. Sletning og tilbagelevering af oplysninger

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Tilsyn og revision

  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

  2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

  3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

  4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftaler om andre forhold

  1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

  2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

  3. Bestemmelserne i denne databehandleraftale vil ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

  1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

  2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

  3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

  4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

  5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

  6. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige

På vegne af databehandleren

Jesper Andersen
Adm. direktør
Dato xx/xx xxxx

15. Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

  1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

  2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

På vegne af den dataansvarlige

På vegne af databehandleren

Jesper Andersen
Adm. direktør
(+45) 7199 2860
ja@elvium.com

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

Den dataansvarlige anvender databehandlerens rekrutteringssystem til at indsamle og behandle oplysninger om kandidater til ansættelse hos den dataansvarlige og/eller hos den dataansvarliges kunder, hvis den dataansvarlige leverer rekrutteringsydelser.

Når den dataansvarlige anvender databehandlerens rekrutteringssystem, er det udelukkende den dataansvarlige, der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af de personoplysninger, der registreres i forbindelse med anvendelsen af rekrutteringssystemet.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):
Databehandleren stiller sit rekrutteringssystem til rådighed for den dataansvarlige og herigennem opbevarer personoplysninger om kandidater.

Behandlingen af ansøgningerne omfatter således automatiske e-mailsvar til kandidater (kvittering, afslag og indkaldelse), objektiv sortering af alle indkomne ansøgere i forhold til stillingens specifikke krav og de af -den dataansvarlige opstillede spørgsmål, booking af jobsamtaler, video-rekruttering (hvis tilkøbt) og kandidatdatabase samt import af øvrige mulige kandidater.

De personoplysninger, som den dataansvarlige har adgang til, er oplysninger om ansøgere (kandidater) som kandidaterne selv har indtastet eller vedhæftet i rekrutteringssystemet og har gjort tilgængelige for den dataansvarlige.


Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

Personoplysninger, der behandles omfatter oplysninger, der indgår i rekruttering, herunder typisk men ikke begrænset til: Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, cpr-nummer, alder, køn, nuværende arbejdsplads, kompetencer, uddannelse mv.


Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

De personoplysninger, som den dataansvarlige har adgang til, er oplysninger om ansøgere (kandidater) som kandidaterne selv har indtastet eller vedhæftet i rekrutteringssystemet og har gjort tilgængelige for den dataansvarlige. I tilfælde af import af personoplysninger om kandidater i rekrutteringssystemet, der ikke selv har indtastet data, er det den dataansvarliges ansvar at overholde oplysningspligten i relation til disse kandidater. Den dataansvarlige har det fulde ansvar for behandlingen af de personoplysninger, der overføres til og behandles i den dataansvarliges egen organisation og egne systemer og for evt. videregivelse af personoplysninger til tredjemand.


Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne. Ved udløb af Hovedaftalen sletter databehandleren alle personoplysninger relateret til den dataansvarliges anvendelse af rekrutteringssystemet.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 30 dage efter modtagelsen af underretningen.
Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil. Såfremt den dataansvarliges indsigelse er rimelig og konkret begrundet, vil:

  1. databehandleren forsætte leveringen af tjenesterne uden underdatabehandlerens engagement i den resterende periode af den på det

    tidspunkt gældende kontraktperiode, eller

  2. den dataansvarlige have muligheden for at opsige aftalen inden udløb af den gældende kontraktperiode med et varsel på 30 dage

    samt få tilbagebetalt evt. forudbetalte gebyrer for tjenesten.

Databehandleren kan af driftsmæssige årsager have adgang til at afkorte denne frist, såfremt en underdatabehandler af kritisk funktion for levering af tjenesten, grundet faktorer uden for databehandlerens rimelige kontrol, skal erstattes med en ny underdatabehandler, der som udgangspunkt ter placeret indenfor EU/EØS eller som minimum med en 3. lands underdatabehandler, der opfylder samme standard som den underdatabehandler, der udskiftes. I sådanne tilfælde vil databehandleren informere den dataansvarlige herom uden unødig forsinkelse. Den dataansvarlige vil fortsat have adgang til at gøre indsigelse gældende i overensstemmelse med ovenstående.

Gør den dataansvarlige ikke indsigelse indenfor den fastsatte tidsfrist, betragtes de varslede ændringer som værende godkendt.

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Navn

Amazon Web Services EMEA SARL

Beskrivelse af behandling:

https://aws.amazon.com (EU/EØS)

Lagring af filer (Hosting) Afvikling af Elvium-applikationen Backup af data
Links

ISO 27001 certificering Generelle betingelser

Navn

Twilio Sendgrid

Beskrivelse af behandling:

https://sendgrid.com (US)

E-mail gateway, der sikrer høj leveringsgrad af e-mails til brugere af systemet. Almindelige personoplysninger overføres til trejdeland – USA: Kandidatens mailadresse opbevares i tilgængelig log i 30 dage fra databehandleren har afsendt mail til kandidaten.

Standard Contractual Clauses (SCC)

Navn

Ziggio B.V.

Beskrivelse af behandling:

https://ziggeo.com (EU-EØS)

Processering af videofiler, konvertering af video, lagring af video, afspilning af video.Terms

Navn

Zendesk Inc.

Beskrivelse af behandling:

 

https://www.zendesk.com (EU/EØS + US)

Håndtering af kunde- og kandidatsupport. Almindelige personoplysninger overføres til trejdeland – USA: En mindre del af indholdet, og dermed også personoplysninger, fra databehandlers support-ticket-system

Standard Contractual Clauses (SCC)

Navn

Cloudconvert
Lunaweb GmbH

Beskrivelse af behandling:

https://cloudconvert.com (EU-EØS) Konvertering af vedhæftede filer til PDF Provence Statement

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren stiller et rekrutteringssystem til rådighed for den dataansvarlige, hvor denne kan udføre opgaver af følgende art, dog ikke begrænset til:

  • Oprette jobannoncer

  • Publicere jobannoncer

  • Modtage samtykke til behandling af data i forbindelse med rekruttering

  • Modtage ansøgninger (dokumenter, video, billeder mv)

  • Sortere og rangere ansøgninger

  • Sende e-mails til kandidater

  • Kommunikere med kandidater

  • Importere kandidater og underrette dem (notifikationspligt)

  • Invitere kandidater

  • Ansætte og onboarde kandidater

  • Slette kandidater inden for rette frist


C.2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Databehandleren sikrer personoplysningerne via tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som lever op til Databeskyttelsesforordningens krav om sikkerhed og beskyttelse af den registreredes (kandidatens) rettigheder.

Alle data, der håndteres i databehandlerens software, opbevares og behandles uden adgang forfor uvedkommende hos ISO 27001

certificeret hosting center jfr. bilag B ovenfor under punkt B.2. Alle sider kører på SSL-krypterede websider (https). Det høje niveau for databehandlingssikkerhed dokumenteres ved certifikater og autoriserede erklæringer der kan leveres til den dataansvarlige på anfordring:

– AWS SOC, System and Operations Control 1 report – AWS SOC System and Operations Control 2 report – AWS ISEA 3000 Type 2 report (PiTuKri)
– AWS ISEA 3000 Type 2 report (FINMA)
– AWS C5 Continued operations letter
– AWS DPA EU 2022
– AWS FINMA Circular 2013/03 – Auditing – Information Technology – Elvium GDPR L-6 Beredskabsplan
– Elvium GDPR L-4 Databeskyttelseshåndbog
– Elvium GDPR L-3 Databeskyttelsespolitik
– Elvium årlige compliance-pakke

Den dataansvarlige indestår selv for, at den dataansvarliges brugere behandler oplysninger i systemet korrekt og fortroligt. Den dataansvarlige og brugerne er forpligtet til at hemmeligholde brugernavne og adgangskoder, og disses misbrug af adgang til systemet er databehandleren uvedkommende. Såfremt den dataansvarlige eller en bruger mister brugernavn/adgangskode, eller der er opstået risiko for, at disse er kommet til uvedkommendes kendskab, kan de ændres efter henvendelse til databehandleren.


C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret.

Ved abonnementsophør sletter databehandleren alle personoplysninger relateret til den dataansvarliges anvendelse af rekrutteringssystemet.


C.4 Lokalitet for behandling

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

• EU/EØS


C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har angivet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandleraftalen foretage en sådan overførsel.

Det fremgår af tabellen ovenfor under bilag B.2 af hvem der behandler og hvor der behandles personoplysninger udenfor EU/EØS- området.
Databehandleren må ikke overføre eller godkende overførsel af personoplysninger behandlet på vegne af den dataansvarlige til lande uden for EU/EØS uden forudgående samtykke fra den dataansvarlige. Hvis personoplysninger overføres fra et land inden for EU/EØS til et land uden for EU/EØS, skal parterne sikre, at personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet i overensstemmelse med kapitel V i databeskyttelsesforordningen. For at opnå dette skal overførslen af personoplysninger, medmindre andet er aftalt, bero på EU-godkendte standardkontraktklausuler (EU Commissions Standard Contractual Clauses), herunder supplerende foranstaltninger.

Den dataansvarlige godkender hermed at personoplysninger overføres til de godkendte underdatabehandlere samt de dertilhørende behandlingslokationer som angivet i afsnit B.2.

C.6 Procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren og underdatabehandlere

Hele applikationen hostes hos Amazon Web Services der er ISO 27001 certificeret.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.