Hvad er digital håndtering af kontrakter?

En digital håndtering af kontrakter, også kendt som som digital kontrakthåndtering, er en process, der har til formål at gøre Hr mere overskueligt.

En fuldendt rekrutteringsprocess ender med, at en kontrakt bliver underskrevet. Og for at dette kan lade sig gøre, skal der:

1) indhentes personlige oplysninger (stamdata) om kandidaten

2) sikres, at disse data er korrekte

3) tilføjes en underskrift og sidst opbevare kontrakten et sted, så man kan finde den igen.

Digital kontrakthåndtering – en leg med Elvium

Med digital kontrakthåndtering, i Elviums rekrutteringssystem, kan du afslutte rekrutteringsprocessen med en fuldautomatisk kontrakthåndtering. Det unikke ved Elviums kontraktmodul er, at det er muligt at indsamle personlige oplysninger (stamdata) samt digital underskrift direkte fra kandidaten. Det er nemt og risikoen for fejl eller forkert behandling af persondata reduceres. Du er på denne måde helt sikker på at kunne håndtere kontrakthåndteringen i overensstemmelse med GDPR. Vi er fuldt integreret med Visma addo.

Systemet er brugervenligt, og gør det nemt for kandidaten, at indtaste personlige oplysninger, samt underskrive kontrakten med din virksomhed. Alle typer af kontrakter kan håndteres: Funktionær, timelønnede, freelance osv. På denne måde bliver der skabt en ensartethed i virksomheden, hvor ledelse og HR er i overensstemmelse med kvaliteten af håndteringen af personfølsomme oplysninger.

Digital sikkerhed

Kontraktmodulet lever selvfølgelig op til GDPR. Personlige oplysninger indhentes via en krypteret forbindelse (AAL) og kontrakten gemmes sikkert i systemet, hvor adgange kan kontrolleres og dokumenteres via brugeradministration og logfiler.

Som nævnt, samarbejder Elvium med Visma, som sikrer, at du får den nemmeste og sikreste løsning til digitale underskrifter. Visma Addo understøtter alle platforme (mobil, tablet, PC/MAC). Se mere om samarbejdet med Visma Addo nedenfor:

https://www.addosign.dk/partnere/elvium

Digital dokumentation

Ved brug af Elviums kontraktmodul, vil der være digital dokumentation, som undervejs skaber overblik og tryghed. Det er nu slut med kontrakter, der er blevet væk eller kontrakter, der ikke lever op til virksomhedens standard. Kontrakten vil have et flot visuelt og overskueligt udtryk. Når kontrakten er underskrevet, modtager alle parter en e-mail, der bekræfter aftalen med en kopi af det underskrevne dokument.

GDPR er vigtigt

Se, hvordan Knuthenborg Safaripark benytter Elvium. Henrik og Merete fra Knuthenborg Safaripark udtaler: “De funktionaliteter som vi er mest glade for i Elvium, er helt klart det element, der gør, at vi kan håndtere alle ansættelseskontrakter i ét samlet rekrutteringssystem. Det giver en rigtig god compliance i forhold til GDPR, og det giver også en tryghed i hele organisationen, at vi har det hele samlet ét sted.