Inledning
Vad är digital avtalshantering?
Digital hantering av anställningsavtal innebär att du ersätter manuella processer med ett digitalt flöde där masterdata, avtal och signatur är sammankopplade.
En typisk avtalsprocess kräver att du:
1. Samlar in personuppgifter om kandidaten
2. Ser till att de är korrekta och uppdaterade
3. Får avtalen undertecknade digitalt
4. Förvara avtalet på ett säkert sätt så att det finns tillgängligt vid behov
Därför väljer HR Elviums digitala avtalsmodul
Elviums avtalsmodul har utvecklats specifikt för rekrytering och HR – inte som en allmän lösning för elektronisk signering. Det innebär att hela processen är utformad för anställningar och samarbetet mellan HR, chefer och kandidater. Avtalen undertecknas inte bara – de skapas och hanteras utifrån strukturerade data, GDPR och transparens.
Fördelar för HR och chefer:
Elvium stöder både tjänstemannakontrakt, timavlönade kontrakt och frilanskontrakt, så att ni kan hantera alla typer av anställningar i samma arbetsflöde.
Hur avtalsmodulen fungerar i praktiken
När du har hittat rätt kandidat i Elvium inleds avtalsprocessen direkt från rekryteringssystemet.
Resultatet blir en enhetlig och professionell process där HR, chefen och kandidaten upplever att avtalet ”bara fungerar”.
1.
2.
3.
4.
Kandidaten undertecknar digitalt via lösningen från Visma Addo – alla parter får en kopia av det undertecknade avtalet. Det går även att använda MitID.
Exempel på vad ni kan göra:
✔️ Spara avtalen i medarbetarens HR-profil
✔️ Se till att uppgifterna endast behöver matas in en gång
✔️ Dokumentera vem som har haft tillgång till vilka uppgifter
✔️ Stödjer både lokala och centrala HR-processer
Ett flöde från rekryteringssystem till HR-system
Säkerhet, GDPR och digitala signaturer med Visma Addo
Kontraktsmodulen är utformad med säkerhet och dataskydd som grundläggande principer. Personuppgifter samlas in via en krypterad anslutning och lagras i systemet, där åtkomsten kan styras och dokumenteras via användarhantering och loggfiler.
Elvium samarbetar med Visma Addo när det gäller digitala signaturer. Det innebär att ni får en professionell och väl dokumenterad signaturlösning som är direkt integrerad i avtalsmodulen, utan att ni själva behöver konfigurera en extern leverantör av e-signaturer. Visma Addo stöder signering på olika enheter (mobil, surfplatta, dator).
Kort sagt får ni:
1. Krypterad datainsamling och säker lagring
2. Loggning av åtkomst och ändringar
3. Digital signatur via Visma Addo
4. GDPR-kompatibelt avtalsflöde från början till slut
Fallstudie: Jespers Torvekøkken åtgärdade brister i avtalsprocessen
VANLIGA FRÅGOR
Vanliga frågor och svar
Här hittar du svar på dina frågor om digital hantering av anställningsavtal.
Vad är digital avtalshantering?
Det är en avtalsmodul i Elviums rekryteringssystem och HR-modul där du samlar in masterdata från kandidaten, genererar anställningsavtalet och erhåller digitala signaturer i ett enda GDPR-stöttat flöde.
Hur skiljer det sig från e-sign?
En ren e-signaturlösning fokuserar främst på själva signaturen. Elviums avtalsmodul kombinerar datainsamling, avtalsgenerering, digital signatur och säker lagring – direkt kopplad till era rekryterings- och HR-processer.
Är det förenligt med GDPR?
Vilka typer av avtal kan ni hantera?
Kan vi skicka kontrakten till vårt HR-system?
Se våra många standardfunktioner eller fler häftiga moduler
