Användarhantering och åtkomst

Med användarhanteringen i Elvium bestämmer ni exakt vem som har tillgång till vad i ert rekryteringssystem – från rekryterande chefer med tillgång till sina egna tjänster till HR-avdelningen med fullständig överblick. Ni skapar roller, hanterar behörigheter och ser till att känslig information om kandidater och medarbetare endast är tillgänglig för rätt personer.

Vad är användarhantering i ett rekryteringssystem?

Användarhantering handlar om att fastställa vilka personer inom organisationen som får se, redigera och vidta åtgärder utifrån uppgifterna i rekryteringsprocessen. Inom rekrytering och HR är detta särskilt viktigt, eftersom ni hanterar personuppgifter – CV:n, testresultat, referenssamtal och ansökningar – som skyddas av GDPR.

Elviums användarhantering ger HR-avdelningen möjlighet att fastställa exakta ramar som passar er organisationsstruktur – utan att det går ut över överblicken för dem som behöver den.

Det är enkelt att hantera användare i Elvium. Du hittar användarhanteringen via menyn.

Så här fungerar rollerna i Elvium

I Elvium skapar ni användare och tilldelar dem roller som avgör vad de kan se och göra i systemet. Rollerna kan anpassas efter er organisation, så att behörigheterna speglar det ansvar som den enskilde användaren faktiskt har.

Typiska användarroller i Elvium:

Administratör – Fullständig åtkomst till inställningar, användare, befattningar och data inom hela organisationen
HR-användare – Tillgång till alla tjänster och kandidater, kan skapa och hantera rekryteringsprocesser
Rekryterande chef – Tillgång till egna tjänster och de kandidater som söker dem
Viewer – Kan se och kommentera, men inte redigera eller handla
Anpassade roller – Gör det möjligt för HR att skräddarsy roller som är specifikt anpassade efter deras behov, om de fördefinierade rollerna inte passar.

Vad ni kan styra med användaråtkomst:

Tillträde per tjänst
Vem som kan se vad under rekryteringsprocessen
Vem som har tillgång till examenshandlingar, provresultat och betyg
Vem som kan skicka meddelanden till kandidaterna
Vem som kan skapa, ändra och avsluta tjänster

Det innebär att en butikschef på en avdelning endast ser de kandidater som söker just hans eller hennes tjänster, medan den centrala personalavdelningen har en samlad överblick – allt i samma system.

GDPR

Utan en strukturerad åtkomstkontroll riskerar ni att alltför många personer får tillgång till för mycket information. Det innebär inte bara en utmaning ur GDPR-synpunkt, utan gör också plattformen svår att använda: en avdelningschef i en stad behöver inte se kandidater till tjänster i en annan avdelning, och en ny rekryterande chef behöver inte ha tillgång till alla historiska uppgifter om en kandidat.

"Det är viktigt för oss att våra chefer har alla nödvändiga verktyg och resurser till sitt förfogande"

Jane Resen

HR-chef, Jespers Torvekøkken

Vittnesmål från kunder som Jespers Torvekøkken

Jespers Torvekøkken använder användarhantering från den centrala HR-avdelningen. Där är det viktigt att de enkelt kan administrera roller i hela organisationen.

Användarhantering och GDPR – vad har de med varandra att göra?

GDPR ställer krav på att personuppgifter endast får behandlas av dem som har ett berättigat behov. Detta gäller även vid rekrytering, där uppgifter om kandidater är särskilt känsliga.

Elviums åtkomstkontroll uppfyller detta krav genom att begränsa vem som kan se och behandla vilken information. Istället för att av bekvämlighetsskäl ge alla användare full åtkomst ger systemet er möjlighet att följa principen om dataminimering – en av grundprinciperna i GDPR.

Konkret stöder Elviums användarhantering:

Dataminimering: Användarna ser endast de uppgifter som är relevanta för deras roll
Åtkomstlogg: Systemet loggar aktiviteter för alla användare
Rättighetshantering: Om en medarbetare byter roll eller lämnar företaget tas åtkomsten bort snabbt och på ett kontrollerat sätt
Ansvar och spårbarhet: Ni kan när som helst se vem som har fattat beslut i en rekryteringsprocess

Det gör det enklare för personalavdelningen och de som ansvarar för regelefterlevnad att visa att rekryteringsprocessen uppfyller de dataskyddskrav som gäller för behandling av personuppgifter i anställningsförhållanden.

Användarhantering är en del av det övergripande rekryteringssystemet

Användarhantering är inte en fristående funktion – den är en grundläggande del av hur Elviums rekryteringssystem är uppbyggt.

När ni skapar en ny tjänst anger ni automatiskt vilka personer som ska involveras och vad de får se och göra. Detta gäller oavsett om ni är ett företag med en enda HR-avdelning eller om rekryteringen är fördelad över olika avdelningar, kontor eller länder.

Användarhanteringen samverkar tätt med de övriga funktionerna i Elvium:

Digital avtalshantering – Ni bestämmer vem som får godkänna och skicka avtal

Onboarding – Åtkomsten till onboarding-uppgifter kan begränsas till behöriga personer

Statistik och rekryteringsdata – Rapporter och data är tillgängliga beroende på användarens roll och ansvarsområde

Resultatet är ett system där samarbetet mellan HR, chefer och beslutsfattare kan ske i ett gemensamt flöde – med tydliga gränser för vem som ser vad.

VANLIGA FRÅGOR

Vanliga frågor om användarhantering i Elvium

Här hittar du svar på dina frågor om användarhantering och åtkomst.

Kan vi begränsa vad en rekryterande chef kan se?

Ja. Ni kan ge rekryterande chefer åtkomst enbart till sina egna tjänster och de kandidater som söker dem. De kan inte se tjänster eller kandidater från andra avdelningar eller platser, såvida ni inte uttryckligen ger dem åtkomst.

Uppfyller användarstyrningen kraven i GDPR om dataminimering?

Ja. Elviums åtkomstkontroll är utformad just för att stödja principen om dataminimering, som är en av grundprinciperna i GDPR. Användarna kan endast se och behandla de uppgifter som är relevanta för deras roll i rekryteringsprocessen.

Kan vi få se en logg över vilka som har haft tillgång till en kandidats uppgifter?

Ja. Elvium loggar åtkomst och ändringar, så att personalavdelningen och de som ansvarar för regelefterlevnad kan dokumentera vem som har behandlat vilka uppgifter och när.

Kan behörigheter tilldelas per avdelning eller plats?

Ja. Ni kan utforma rekryteringsprocessen så att den passar er organisationsmodell – oavsett om ni rekryterar centralt, decentraliserat eller en kombination av båda.

Vad händer när en användare lämnar företaget eller byter roll?

Åtkomsten kan stängas av eller ändras snabbt och på ett kontrollerat sätt via användarhanteringen. Tidigare åtkomster och åtgärder dokumenteras i systemets logg.