Hur säkerställer du att rekryteringen sker i enlighet med gällande regler?
Är information som skickas över webben krypterad? Vet du vad som händer med filer när de skickas via e-post? Och hur ser ni till att de inte försvinner? Har ni processer för att radera information och är de dokumenterade? Är det tydligt vem som har haft tillgång till uppgifterna? I det första, andra och tredje arbetsflödet?
Det finns tre traditionella sätt att skicka in ansökningar och CV:n, nämligen via
- e-post
- bolagets webbplats som ett formulär eller
- Ett rekryteringssystem
Ett korrekt rekryteringsbeteende kräver strikt disciplin för det berörda rekryteringsteamet för att efterlevnad ska vara möjlig:
Den sökandes rätt att återkalla sina uppgifter
a. Den sökande har rätt att när som helst både ändra och radera alla sina uppgifter. Som företag måste ni kunna dokumentera (läs mer under ) hur ni hanterar denna process.
b. Lagras och nås applikationerna från ett ställe (t.ex. i molnet) eller är de utspridda i organisationens brevlådor? I det senare fallet är uppgiften särskilt svår och du behöver en känd procedur för hur informationen spåras och tas bort.
c. Allt utskrivet känsligt material måste vara inlåst och måste makuleras så snart det inte längre används.
Att ansökan endast är synlig för dem som den är relevant för i anställningsprocessen
a. Det är viktigt att hålla reda på vem ansökan vidarebefordras till. Om företaget använder sig av ett rekryteringssystem är det en fördel om systemet kan känna igen sina användare med tillgång till systemet och man kan enkelt skapa en logg över trafiken på webbplatsen.
b. Medvetenhet om integritetsfrågor måste skapas, t.ex. i förhållande till var applikationerna bärs och läses (t.ex. i tryckt form på ett privat matbord så att resten av familjen kan se dem).
c. USB-minnen eller skrivare ska vara inlåsta när de inte används och maskiner ska ha brandväggar och koder som endast är kända av berörda medarbetare. Alla koder bör kontrolleras var sjätte månad.
d. Genom att använda ett kompatibelt och responsivt rekryteringssystem (som fungerar på PC, surfplatta och smartphone) kan företaget enkelt dokumentera vem som har besökt systemet. Samtidigt kan man helt undvika att använda trycksaker när rekryterarna kan läsa och kommentera ansökningarna var som helst och på vilken enhet som helst.
Viktigt
Ansökningar och CV kan raderas inom sex månader, så det är garanterat borta från alla plattformar och arkiv (och matbord). Allt på papper ska makuleras när det inte längre används:
a. Finns det en översikt över hur gamla de arkiverade applikationerna är och vilka rutiner som finns för att radera data i tid?
Har du koll på...
Vem är ANSVARIG för dina personuppgifter?
Vilka databehandlingsavtal har du med dina dataleverantörer?
Kan du DOKUMENTERA hur du uppfyller kraven?
Följer alla dina MEDARBETARE processer som uppfyller kraven?
Behöver vi anställa en dataskyddsansvarig?
Är förtryckta kryss ett SAMTYCKE?
