Dokumenthantering av personalhandlingar

Strukturerat och med koll på förfallodatum

Inledning

De flesta personalhandlingar hamnar i en delad mapp där namngivningen är slumpmässig, och ingen upptäcker att ett certifikat har gått ut förrän det är för sent. Med strukturerad dokumenthantering får varje medarbetare sin egen mappstruktur – precis som ett privat Google Drive – där certifikat, varningar och andra dokument samlas på ett lättillgängligt ställe. Och eftersom systemet håller reda på utgångsdatum är ni aldrig de sista som upptäcker att något behöver förnyas.

Det är enkelt att lägga till och spara dokument

I Elvium HR får du en enkel översikt över dokumenten.

Problemet

Utan en fast struktur hamnar medarbetarnas dokument oftast utspridda i e-postinkorgar, delade lagringsenheter och fysiska mappar – med olika namn beroende på vem som har sparat dem. Certifikat med utgångsdatum kontrolleras sällan systematiskt, och varningar eller andra känsliga dokument kan hamna i för breda mappar där alltför många har åtkomst.

Resultatet blir dokument som är svåra att hitta när man behöver dem – och giltighetstider som man upptäcker först när det redan är för sent.

Så här löser Elvium det

✔️ Mappstruktur per medarbetare – all dokumentation samlad på ett ställe, logiskt organiserad som en privat mapp

✔️ Uppladdning och lagring av MUS-mallar, tillägg till avtal, varningar och andra typer av dokument

✔️ Spårning av giltighetstid – systemet håller reda på dokument med utgångsdatum, så att certifikat och andra tidsbegränsade dokument inte kommer som en överraskning

✔️ Certifikat samlade på ett ställe – enkelt att dokumentera att de erforderliga certifieringarna är giltiga

✔️ Åtkomst efter behov – dokumenten är tillgängliga för behöriga personer utan att ligga i alltför öppna gemensamma mappar

Hur det fungerar i praktiken

1. Varje medarbetare får sin egen mappstruktur i systemet

2. Dokumenten laddas upp och placeras i rätt kategori – t.ex. intyg, varning eller MUS-mall

3. Dokument med utgångsdatum ska märkas så att systemet kan hålla reda på när de behöver förnyas

4. Personalavdelningen och berörda chefer kan när som helst hitta och få tillgång till dokumenten

Vem är det till?

✔️ HR-ansvariga som måste kunna dokumentera giltiga certifieringar utan manuell uppföljning

✔️ Företag inom branscher där certifikat är lagstadgade och som har ett utgångsdatum

✔️ Chefer som behöver snabb tillgång till varje enskild medarbetares dokument

En del av Elviums HR-system

Dokumenthantering är en integrerad del av Elviums HR-system – dokumenten kopplas direkt till medarbetarens stamuppgifter, så att allt finns samlat på ett ställe istället för utspritt i mappar och e-postinkorgar.