Inledning
”Var finns den filen?” är en fråga som inte borde ta tid i en HR-avdelning. Ändå finns personaluppgifterna i många små och medelstora företag utspridda i kalkylark, mappar och i huvudet på den enda person som brukar veta svaret. Ett digitalt personalregister samlar all relevant information om varje medarbetare på ett ställe, logiskt indelat i avsnitt – så att ni alltid kan hitta det ni letar efter utan att behöva fråga någon.
Problemet
Utan ett samlat stamkort är personaluppgifterna vanligtvis utspridda över flera källor: ett Excel-ark med anställningsdatum, en mapp med kontaktuppgifter, en annan med löneshistorik. När en ny medarbetare eller avdelning ska läggas till tar det onödigt lång tid, och det är nästan omöjligt att söka efter en viss kompetens eller titel inom hela organisationen utan att behöva fråga runt. Detta gör HR sårbar för att kunskap går förlorad när den medarbetare som ”brukar veta” inte längre finns kvar.
Så här löser Elvium det
✔️ Stamkort med all relevant information – logiskt indelat i avsnitt, så att ni alltid vet var ni ska leta
✔️ Personkatalog / medarbetaröversikt – en digital telefonkatalog där alla inom organisationen enkelt kan hittas
✔️ Sök över titlar, avdelningar och taggar – hitta rätt personer och kompetenser snabbt
✔️ Snabb registrering – av nya medarbetare och avdelningar utan manuellt krångel
✔️ Översikt över lönedata – se aktuell lön och kommande löneförändringar samlat, utan att behöva slå upp dem i ett separat system
Hur det fungerar i praktiken
1. Medarbetaren registreras med ett enda stamkort, där uppgifterna logiskt fördelas i olika avsnitt
2. HR och chefer kan slå upp i personkatalogen eller söka över titlar, avdelningar och taggar
3. Nya medarbetare och avdelningar inrättas snabbt, utan dubbelarbete
4. Löneuppgifter och kommande ändringar visas direkt på personkortet
Vem är det till?
✔️ HR-ansvariga som behöver kunna hitta och uppdatera medarbetaruppgifter snabbt, utan att behöva söka i flera olika system
✔️ Chefer som behöver kunna hitta rätt kompetenser inom organisationen snabbt
✔️ Företag i tillväxt, där antalet anställda och avdelningar förändras kontinuerligt
En del av Elviums HR-system
Den digitala personalstamkorten utgör grunden i Elviums HR-system – all övrig funktionalitet, från medarbetarsamtal till avtal, bygger på samma stamdata, vilket innebär att ni bara behöver uppdatera uppgifterna på ett ställe.
VANLIGA FRÅGOR
Vanliga frågor om digitala personalkort
Få svar på dina frågor.
