Digital avtalshantering

Från mall till undertecknat avtal

Inledning

Ett anställningsavtal börjar sällan som ett helt nytt dokument – det kopieras från en gammal version, fälten fylls i manuellt och skickas sedan runt via e-post för godkännande innan det slutligen kan undertecknas. Med digital avtalshantering skapar ni avtalet utifrån era egna mallar, låter systemet fylla i fälten automatiskt och skickar det direkt för underskrift genom en fastställd godkännandeprocess. Elvium gör avtalsprocessen till något som sköter sig själv – inte något som kräver att någon kommer ihåg rätt arbetsflöde varje gång.

Det är enkelt att skapa nya mallar

I Elvium kan du lägga till egna avtalsmallar.

Problemet

Utan en samlad lösning finns avtalsmallarna oftast som Word-dokument som kopieras och redigeras manuellt för varje nyanställd – med risk för felaktiga fält, föråldrade villkor eller att fel version skickas ut.

Godkännandet sker ofta via e-post, utan att det framgår tydligt vem som egentligen ska godkänna vad, och underskriften hanteras separat från själva avtalsupprättandet. Detta gör processen långsam och utsätter den för risken att fel uppstår, särskilt när det gäller ett dokument som har rättslig betydelse.

Så här löser Elvium det

✔️ Egna avtalsmallar – skapa och underhåll era mallar själva, anpassade efter ert företag

✔️ Automatisk förifyllning – fälten fylls i utifrån medarbetarens stamuppgifter, så att ni slipper manuell inmatning och fel

✔️ Val av underteckningsroller – bestäm exakt vem som ska underteckna vad i varje enskilt avtal

✔️ Godkännandeprocess – avtalen godkänns enligt en fastställd process innan de skickas vidare för undertecknande

✔️ E-signering – underteckna med MitID eller Elvium Signoff, direkt i systemet

Hur det fungerar i praktiken

1. Kontrakten skapas utifrån en av era mallar, och fälten fylls i automatiskt utifrån medarbetarens stamuppgifter

2. Signeringsroller väljs och avtalen skickas genom det upprättade godkännandearbetflödet

3. När avtalet har godkänts skickas det vidare för elektronisk signering via MitID eller Elvium Signoff

4. Det undertecknade avtalet finns tillgängligt i systemet, klart för arkivering

Vem är det till?

✔️ HR-ansvariga som vill slippa fylla i samma fält manuellt i varje nytt avtal

✔️ Företag med en fastställd godkännandestruktur som ska återspeglas i avtalsprocessen

✔️ Ledningen, som behöver vara säker på att avtalen alltid följer rätt mall och godkännandeprocess

En del av Elviums HR-system

Digital avtalshantering är en del av Elviums HR-system, där avtalsuppgifterna hämtas direkt från medarbetarens stamuppgifter – så att ni slipper mata in samma information flera gånger.