Är du nybörjare på HR-system?
- Inledning
Vad är ett HR-system?
Ett HR-system är en programvara som är utformad för att effektivt hantera och automatisera många av de administrativa och HR-relaterade uppgifter som traditionellt kräver mycket manuellt arbete. Systemen kan vara allt från enkla applikationer till omfattande plattformar som kan hantera allt från rekrytering till löneutbetalningar.
Varför investera i ett HR-system?
Tänk dig att minska den tid som läggs på rutinuppgifter som tidrapportering, semesterplanering och frånvarohantering. Ett system kan automatisera dessa processer så att du kan fokusera på mer strategiska aspekter av ditt företag.
Med ett Applicant Tracking System(ATS) kan du optimera varje steg i rekryteringsprocessen, från annonsering till anställning. Detta säkerställer en mer strömlinjeformad, effektiv och rättvis anställningsprocess.
HR-system erbjuder avancerade analysverktyg som ger insikter i allt från rekryteringsmått till medarbetarnas prestationer. Dessa data kan hjälpa dig att fatta välgrundade beslut som kan öka både medarbetarnas tillfredsställelse och företagets övergripande resultat.
System som gör det möjligt för medarbetarna att hantera sin egen information, till exempel uppdatera personuppgifter och begära semester, ökar medarbetarnas engagemang och självständighet.
- Förmåner och fördelar
Drömmer du om en enkel och användarvänlig användarvänligt verktyg?
Vi vet att du har en hektisk arbetsdag och många administrativa processer att hantera. Men när det gäller att hitta nya medarbetare, sålla kandidater och genomföra intervjuer behöver varken du eller dina chefer lägga tid på manuella processer.
Ett HR-rekryteringssystem kommer att frigöra tid för dig att fokusera på andra utvecklingsuppgifter, t.ex. employer branding, mångfald, kompetensutveckling etc. eftersom administrationen minskar.
Här kan du läsa om fördelarna med att implementera ett rekryteringssystem.
Tycker du att det är svårt att få en överblick när du börjar med den första gallringen - och lägger du för mycket tid på att gå igenom alla ansökningar?
När du har fått in kandidater som har sökt en tjänst hos dig lägger du ofta merparten av din tid på att sortera och sålla i ditt kandidatfält. Detta trots att det bara är ett fåtal kandidater som du väljer att gå vidare med i processen.
Med Elviums effektiva och automatiska screeningfunktion kan du enkelt sortera kandidater utifrån specifika krav, t.ex. frågor eller kompetenser från ditt ansökningsformulär.
Det kommer också att bidra till en större mångfald på arbetsmarknaden eftersom du inte gör urvalet utifrån förutfattade meningar om den enskilda kandidaten, utan utifrån de faktiska kraven för tjänsten.
Med Elvium säkerställer du att du alltid följer gällande lagstiftning.
Elvium är alltid uppdaterat med den senaste GDPR-lagstiftningen. Allt uppdateras i systemet - så att du som arbetsgivare inte behöver oroa dig för GDPR. Låt systemet göra det åt dig.
Hur mycket tid lägger du på att skicka e-post till kandidater? Kanske har du glömt att skicka ett svar till en kandidat?
Att kommunicera med kandidater kan ta mycket av din tid - och vilka kandidater har du egentligen haft en dialog med och när?
När du använder ett rekryteringssystem som Elvium har vi redan automatiserat en hel del processer åt dig, till exempel att alla sökande automatiskt får en bekräftelse på att deras ansökan har mottagits.
I rekryteringssystemet kommer du alltid att kunna se vilka kandidater du har skickat e-post till och när. Du kommer också att ha många e-postmallar tillgängliga, till exempel avslag och intervjuinbjudningar.
Alla e-postmeddelanden är naturligtvis anpassade till ditt företag och till varje position - med sammanfogningsfält som sparar tid.
Kandidater hittar ofta lediga tjänster när de är på resande fot eller använder sina mobiltelefoner - och det är viktigt att de kan komma åt dina lediga tjänster och ansöka om de vill via mobilen.
Dina kandidater ska få en bra upplevelse av ditt företag när de besöker dina lediga tjänster. Och när kandidaterna ansöker via ert rekryteringssystem kan de ladda upp sitt personliga brev, CV och andra dokument direkt från Dropbox eller Google Drive.
Det har alltid varit viktigt för oss att utveckla ett mobilvänligt system, och därför kan du som användare också arbeta flexibelt med applikationerna från olika enheter - oavsett var du befinner dig.
Samarbetar du med andra kollegor, chefer eller externa företag när du rangordnar, utvärderar och screenar kandidater?
Det finns ofta många Excel-ark i omlopp vid bedömning av kandidater och ansökningar/CV som vidarebefordras och delas internt och externt.
Det finns många fallgropar när man inte använder ett system för att samordna bedömningar. Det finns t.ex. många regler när det gäller delning av känslig information, radering av data, bristande dokumentation etc. som är svåra att uppfylla genom att hantera bedömningsprocessen manuellt. Samtidigt är risken stor att man tappar överblicken för alla parter - och många missförstånd kan uppstå.
Istället har du många alternativ med Elvium, där det är enkelt att bjuda in dina kollegor/chefer/externa medarbetare att delta i bedömningen av kandidater - direkt från systemet.
Du kan också skriva kommentarer och samtidigt registrera ditt omdöme. Detta säkerställer att alla uppgifter raderas som de ska, ger dig en tydlig överblick och gör det lättare för de inblandade parterna att delta.
Att schemalägga och samordna intervjuer mellan dig, dina chefer och kandidater kan ofta vara en mycket tidskrävande och besvärlig process.
Det första steget i processen handlar om er interna schemaläggning mellan de inblandade parterna. Därefter måste du kontrollera om kandidaten också kan delta vid den tidpunkten.
Vårt rekryteringssystem gör det enkelt att schemalägga intervjuer, eftersom kandidaterna själva kan boka sina intervjuer - baserat på de tider som du har definierat. När tiden är vald överförs mötet till Outlook med vår kalenderintegration.
Detta sparar mycket tid på samordning och säkerställer att alla får mötet i sin kalender.
När kandidater ansöker om en tjänst i din organisation är det viktigt att de får en bra upplevelse under processen. Kandidatens frustration över att behöva skriva in sina uppgifter om och om igen tas dock sällan med i beräkningen.
Våra analyser visar tydligt att detta är en faktor som kan försvåra en ansökningsprocess - och skapa missnöje bland dina framtida medarbetare.
Med Elvium ger du dina kandidater möjlighet att ansöka via LinkedIn eller Facebook, så att de enkelt kan återanvända sina redan inmatade uppgifter för att ansöka. Samtidigt kan du också uppleva att kandidatens profil blir mer detaljerad, vilket ger dig ett bättre bedömningsunderlag.
Ett bra system skapar värde
På VIPP såg man ett stort behov av att effektivisera rekryteringsprocessen för att stödja deras LEAN-kultur. Du kan lära dig mer om hur system stöder olika processer inom HR genom vårt nyhetsbrev.