Digital hantering av anställningsavtal
Med digital hantering av anställningsavtal samlar du hela avtalsprocessen på ett ställe. Istället för manuella dokument, e-postmeddelanden och lösa excelark kan du automatiskt samla in kandidatens masterdata, generera anställningsavtalet och få digitala signaturer direkt i ditt rekryteringssystem.
Vill du se skillnaden i din installation?
Det innebär mindre administration för HR och chefer, färre fel och en professionell upplevelse för den nya medarbetaren. Lösningen är för moderna HR- och rekryteringsteam som vill hålla koll på GDPR och dataflödet utan att kompromissa med kandidatresan.
"Det är riktigt häftigt att vi kan tilldela roller och styra flödet"
"Det är en stor fördel att kandidaten kan signera digitalt"
"Det största värdet för oss är att insamlingen av masterdata är kompatibel"
Vad är digital hantering av anställningsavtal?
Digital hantering av anställningsavtal innebär att du ersätter manuella processer med ett digitalt flöde där masterdata, avtal och signatur är sammankopplade.
En typisk avtalsprocess innebär att du måste:
- Samla in personlig information om kandidaten
- Se till att de är korrekta och uppdaterade
- Få ditt kontrakt undertecknat digitalt
- Förvara avtalet på ett säkert sätt så att det är tillgängligt när det behövs
Med digital avtalshantering i Elvium sker allt i ett enda flöde. Masterdata matas in av kandidaten, avtalet genereras utifrån mallar, signaturen läggs till digitalt (exempelvis med myID) och det signerade avtalet sparas i systemet så att HR och chefer alltid kan hitta det igen. Läs mer om detta här.
Därför väljer HR Elviums digitala avtalsmodul
Elviums avtalsmodul är utvecklad specifikt för rekrytering och HR och inte som en generell e-signaturlösning. Det innebär att hela processen är byggd för anställning, HR-arbetsflöden och samarbetet mellan HR, chefer och kandidater. Kontraktet är inte bara undertecknat, det skapas och hanteras på en grund av strukturerad data, GDPR och transparens.
Fördelar för HR och chefer:
- Mindre manuell inmatning: kandidaterna matar in masterdata själva
- Standardiserade avtal mellan olika avdelningar och platser
- Färre fel och bättre efterlevnad av GDPR
- Ett enhetligt system för platsannonsering, urval och avtal
- Enkel uppföljning eftersom avtalen lagras centralt och kan spåras
Elvium stöder löne-, tim- och frilansavtal, så att du kan hantera alla typer av anställningar i samma flöde.
Vittnesmål från kunder som Jespers Torvekøkken
Elviums avtalsmodul utvecklades och finjusterades tillsammans med kunder i drift, däribland Jespers Torvekøkken. De ville minska det manuella krånglet, ge kökscheferna mer ansvar och säkerställa att avtalen hanterades på ett konsekvent och säkert sätt. Se hela fallstudien.
Resultatet är en lösning där rekrytering och avtal är nära sammankopplade: Från platsannonsering och screening till digital signering av kontraktet. Elvium används även av andra företag som lägger stor vikt vid GDPR, struktur och en stark kandidatresa.
Hur avtalsmodulen fungerar i praktiken
Från kandidatdata till färdigt avtal
När du har hittat rätt kandidat i Elvium startar avtalsprocessen direkt från rekryteringssystemet. Kandidaten får en säker länk där de anger personuppgifter och annan nödvändig masterdata. De uppgifter som matas in används automatiskt i anställningsavtalet, vilket gör att man undviker dubbletter, stavfel och inaktuell information.
Typiskt flöde i avtalsmodulen:
- Välj kandidat och kontraktstyp (anställd, timanställd, frilans etc.)
- Skicka ett säkert formulär till kandidaten för masterdata
- Systemet genererar avtalsutkast baserat på din mall
- Kandidaten signerar digitalt via lösningen från Visma
Alla parter får en kopia av det undertecknade avtalet
Resultatet är en konsekvent och professionell process där HR, chef och kandidat upplever att avtalet "bara fungerar".
Ett flöde från rekryteringssystem till HR-system
Efter signering kan avtalet antingen ligga kvar i Elviums HR-modul eller skickas till ditt HR-system via integration. På så sätt säkerställer du en röd tråd från rekryteringssystem till HR-system utan manuella mellanhänder.
Exempel på vad du kan göra:
- Spara avtalet i den anställdes HR-profil
- Säkerställ att data bara behöver matas in en gång
- Dokumentera vem som har haft tillgång till vilken information
- Stödja både lokala och centraliserade HR-processer
Säkerhet, GDPR och digitala signaturer med Visma Addo
Avtalsmodulen är uppbyggd med säkerhet och dataskydd som en central princip. Personuppgifter samlas in via en krypterad anslutning och lagras i systemet, där åtkomsten kan styras och dokumenteras via användarhantering och loggfiler. Detta gör det enklare för HR och ledning att visa att avtalshanteringen uppfyller GDPR-kraven.
Elvium samarbetar med Visma Addo kring digitala signaturer. Det innebär att du får en professionell och väldokumenterad signeringslösning integrerad direkt i avtalsmodulen, utan att själv behöva sätta upp en extern leverantör av e-signaturer. Visma Addo stöder signering på olika enheter (mobil, surfplatta, PC), så att HR, chefer och kandidater kan signera var de än befinner sig.
Kort sagt, du får:
- Krypterad datainsamling och säker lagring
- Loggning av åtkomst och ändringar
- Digital signatur via Visma Addo
- GDPR-stöttat avtalsflöde från början till slut
Se Elvium i aktion 👉 boka en demo
Vill du se hur digital avtalshantering kan se ut i din organisation? I en 45-minuters demo skapar vi en aktuell tjänst i ditt varumärke, går igenom rekryteringsprocessen och visar hur avtalsmodulen fullbordar flödet från kandidatdata till undertecknat avtal.
I demot får du bland annat:
- Insikter i hur avtalsmodulen fungerar i praktiken
- Exempel på avtalsmallar och masterdataflöden
- Kunskap om hur data flödar till HR-systemet
- Konkreta rekommendationer om hur du kan optimera dina processer
- VANLIGA FRÅGOR
Har du frågor om digital hantering av anställningsavtal?
Det är en avtalsmodul i Elviums rekryteringssystem och HR-modul där du samlar in masterdata från kandidaten, genererar anställningsavtalet och erhåller digitala signaturer i ett enda GDPR-stöttat flöde.
En renodlad e-signaturlösning fokuserar främst på signaturen. Elviums avtalsmodul kombinerar datainsamling, avtalsgenerering, digital signatur och säker lagring av avtal - direkt kopplat till dina rekryterings- och HR-processer.
Ja, det gör vi. Personuppgifter samlas in via krypterade anslutningar, avtalet lagras säkert i systemet och åtkomst kan dokumenteras via användarhantering och loggfiler. Lösningen är utformad för att stödja GDPR genom hela avtalsprocessen.
Elvium kan hantera alla vanliga typer av anställningar, t.ex. löne-, tim- och frilansavtal. Du kan anpassa dina egna mallar för att säkerställa en enhetlig kvalitet i hela organisationen.
Så här fungerar det. Efter digital signatur kan avtalet antingen ligga kvar i Elviums HR-modul eller skickas till ditt HR-system via integration, så att data bara behöver sparas på ett ställe. Se Elviums integrationer.
Det första steget är att boka en demo. Vi går igenom din nuvarande process, visar hur avtalsmodulen fungerar i praktiken och ger råd om hur du skapar mallar, integrationer och arbetsflöden.
- Elvium erbjuder digital hantering av anställningsavtal som en integrerad avtalsmodul i rekryterings- och HR-system.
- Avtalsmodulen hanterar masterdata, avtalsgenerering och digital signatur i ett och samma flöde.
- Data samlas in direkt från kandidaten, vilket minskar antalet manuella fel och dubbelregistreringar.
- Lösningen stöder löne-, tim- och frilansavtal i samma system.
- Genom att arbeta med Visma Addo får du säkra och dokumenterade digitala signaturer på alla enheter.
- Avtalet lagras säkert i Elvium och kan vidarebefordras till HR-systemet efter undertecknandet.
- Fokus på GDPR med krypterad datainsamling, loggning och åtkomsthantering för HR och ledning.
- Kundfall som Jespers Torvekøkken visar på minskat manuellt arbete och bättre överblick.
