Feature
Brugerstyring og adgang
Hvad er brugerstyring i et rekrutteringssystem?
Brugerstyring handler om at definere, hvem i organisationen der kan se, redigere og handle på data i rekrutteringsprocessen. I rekruttering og HR er det særligt vigtigt, fordi I arbejder med personoplysninger – cv’er, testresultater, referencesamtaler og ansøgninger – der er beskyttet af GDPR.
Elviums brugerstyring giver HR mulighed for at sætte præcise rammer, der matcher jeres organisationsstruktur – uden at gå på kompromis med overblikket for dem, der har brug for det.
Det er nemt at administrere brugere i Elvium. Du finder brugerstyringen via menuen.
Sådan fungerer rollerne i Elvium
I Elvium opretter I brugere og tildeler dem roller, der definerer, hvad de kan se og gøre i systemet. Rollerne kan tilpasses jeres organisation, så adgangen afspejler det ansvar, den enkelte bruger faktisk har.
Typiske brugerroller i Elvium:
- Administrator – Fuld adgang til opsætning, brugere, stillinger og data på tværs af organisationen
- HR-bruger – Adgang til alle stillinger og kandidater, kan oprette og administrere rekrutteringsforløb
- Rekrutterende leder – Adgang til egne stillinger og de kandidater, der søger dem
- Viewer – Kan se og kommentere, men ikke redigere eller handle
- Custom roles – Gør det muligt for HR at skræddersy roller, der passer specifikt til deres behov, hvis de pre-definerede roller ikke macher.
Hvad I kan styre med brugeradgang:
- Adgang pr. stilling
- Hvem der kan se hvad i rekrutteringsprocessen
- Hvem der har adgang til kandidatdokumenter, testresultater og noter
- Hvem der kan afsende kommunikation til kandidater
- Hvem der kan oprette, ændre og afslutte stillinger
Det betyder, at en butikschef i én afdeling kun ser de kandidater, der søger hans egne stillinger, mens HR centralt har det samlede overblik – alt i samme system.
GDPR
Uden struktureret adgangsstyring risikerer I, at for mange mennesker har adgang til for meget. Det skaber ikke kun en GDPR-udfordring, det gør også platformen svær at bruge: en afdelingsleder i én by har ikke brug for at se kandidater til stillinger i en anden afdeling, og en ny rekrutterende leder behøver ikke adgang til alle historiske data om en kandidat.
"Det er vigtigt for os, at vores ledere har alle de nødvendige værktøjer og ressourcer til rådighed"
Jane Resen
HR-Chef, Jespers Torvekøkken
Erfaringer fra kunder som Jespers Torvekøkken
Jespers Torvekøkken bruger brugerstyring fra den centrale HR afdeling. Der er det vigtigt, at de nemt kan administrere roller ude i hele organisationen.
Brugerstyring og GDPR – hvad hænger sammen?
GDPR stiller krav om, at personoplysninger kun behandles af dem, der har et legitimt behov. Det gælder også i rekruttering, hvor kandidatdata er særligt følsomme.
Elviums adgangsstyring understøtter dette krav ved at begrænse, hvem der kan se og behandle hvilke oplysninger. I stedet for at give alle brugere fuld adgang af bekvemmelighed, giver systemet jer mulighed for at følge princippet om dataminimering – et af grundprincipperne i GDPR.
Konkret understøtter Elviums brugerstyring:
- Dataminimering: Brugere ser kun de data, der er relevante for deres rolle
- Adgangslog: Systemet logger aktiviteter på tværs af brugere
- Rettighedsstyring: Hvis en medarbejder skifter rolle eller forlader virksomheden, fjernes adgangen hurtigt og kontrolleret
- Ansvar og sporbarhed: I kan til enhver tid se, hvem der har truffet beslutninger i en rekrutteringsproces
Det gør det lettere for HR og compliance-ansvarlige at demonstrere, at rekrutteringsprocessen lever op til de databeskyttelseskrav, der gælder for behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold.
Brugerstyring er en del af det samlede rekrutteringssystem
Brugerstyring er ikke en isoleret funktion – den er en grundlæggende del af den måde, Elviums rekrutteringssystem er bygget op.
Når I opretter en ny stilling, definerer I automatisk, hvem der skal involveres, og hvad de må se og gøre. Det gælder, hvad enten I er en virksomhed med én HR-afdeling, eller om I har rekruttering fordelt på tværs af afdelinger, lokationer eller lande.
Brugerstyringen spiller tæt sammen med de øvrige funktioner i Elvium:
Digital kontrakthåndtering – I styrer, hvem der kan godkende og sende kontrakter
Onboarding – Adgang til onboarding-opgaver kan begrænses til de rette parter
Statistik og rekrutteringsdata – Rapporter og data kan tilgås afhængigt af brugerens rolle og ansvarsområde
Resultatet er et system, hvor samarbejdet mellem HR, ledere og beslutningstagere kan ske i ét fælles flow – med klare grænser for, hvem der ser hvad.
FAQ
Ofte stillede spørgsmål om brugerstyring i Elvium
Kan vi begrænse, hvad en rekrutterende leder kan se?
Ja. I kan give rekrutterende ledere adgang til udelukkende egne stillinger og de kandidater, der søger dem. De kan ikke se stillinger eller kandidater fra andre afdelinger eller lokationer, medmindre I eksplicit giver dem adgang.
Understøtter brugerstyringen GDPR-kravene om dataminimering?
Ja. Elviums adgangsstyring er netop bygget til at understøtte princippet om dataminimering, som er et af grundprincipperne i GDPR. Brugere kan kun se og behandle de oplysninger, der er relevante for deres rolle i rekrutteringsprocessen.
Kan vi se en log over, hvem der har haft adgang til en kandidats data?
Ja. Elvium logger adgange og ændringer, så HR og compliance-ansvarlige kan dokumentere, hvem der har behandlet hvilke oplysninger og hvornår.
Kan rettigheder tildeles pr. afdeling eller lokation?
Ja. I kan strukturere adgangen, så den matcher jeres organisationsmodel – uanset om I rekrutterer centralt, decentralt eller i en kombination.
Hvad sker der, når en bruger forlader virksomheden eller skifter rolle?
Adgangen kan lukkes eller ændres hurtigt og kontrolleret fra brugerstyringen. Tidligere adgange og handlinger forbliver dokumenteret i systemets log.
