Dokumenthåndtering af medarbejderdokumenter

Struktureret og med styr på udløb

Introduktion

De fleste medarbejderdokumenter ender i en delt mappe, hvor navngivningen er tilfældig, og ingen opdager, at et certifikat er udløbet, før det er for sent. Med struktureret dokumenthåndtering får hver medarbejder sin egen mappestruktur – ligesom en privat Google Drive – hvor certifikater, advarsler og andre dokumenter ligger samlet og let tilgængeligt. Og fordi systemet holder styr på udløbsdatoer, er I aldrig de sidste til at opdage, at noget skal fornyes.

Det er nemt at tilføje og opbevare dokumenter

I Elvium HR sikrer du et nemt overblik over dokumenter.

Problemet

Uden en fast struktur ender medarbejderdokumenter typisk spredt i mailindbakker, delte drev og fysiske mapper – navngivet forskelligt, alt efter hvem der har gemt dem. Certifikater med udløbsdato bliver sjældent tjekket systematisk, og advarsler eller andre følsomme dokumenter kan ende i for brede mapper, hvor for mange har adgang.

Resultatet er dokumenter, der er svære at finde, når man har brug for dem – og udløb, der opdages først, når det er for sent.

Sådan løser Elvium det

✔️ Mappestruktur pr. medarbejder – al dokumentation samlet ét sted, logisk organiseret som en privat mappe

✔️ Upload og opbevaring af MUS-skabeloner, kontrakttillæg, advarsler og andre dokumenttyper

✔️ Udløbstracking – systemet holder styr på dokumenter med udløbsdato, så certifikater og andre tidsbegrænsede dokumenter ikke overraskes

✔️ Certifikater samlet ét sted – nemt at dokumentere, at krævede certificeringer er gyldige

✔️ Adgang efter behov – dokumenter er tilgængelige for de rette, uden at ligge i for åbne fællesmapper

Sådan fungerer det i praksis

1. Hver medarbejder får sin egen mappestruktur i systemet

2. Dokumenter uploades og placeres under den rette kategori – fx certifikat, advarsel eller MUS-skabelon

3. Dokumenter med udløbsdato mærkes, så systemet kan holde styr på fornyelsesbehov

4. HR og relevante ledere kan til enhver tid finde og tilgå dokumenterne

Hvem er det til?

✔️ HR-ansvarlige, der skal kunne dokumentere gyldige certificeringer uden manuel opfølgning

✔️ Virksomheder i brancher med lovpligtige certifikater, der har udløbsdato

✔️ Ledere, der har brug for hurtig adgang til den enkelte medarbejders dokumenter

Del af Elviums HR-system

Dokumenthåndtering er en integreret del af Elviums HR-system – dokumenter kobles direkte til medarbejderens stamdata, så alt ligger samlet i stedet for spredt i mapper og mailindbakker.