Digital kontraktstyring

Fra skabelon til underskrevet kontrakt

Introduktion

En ansættelseskontrakt starter sjældent som et rent stykke arbejde – den bliver kopieret fra en gammel version, felterne rettes manuelt, og den sendes rundt på mail til godkendelse, før den endelig kan underskrives. Med digital kontraktstyring bygger I kontrakten ud fra jeres egne skabeloner, lader systemet udfylde felterne automatisk, og sender den direkte til underskrift gennem et fast godkendelsesforløb. Elvium gør kontraktprocessen til noget, der kører af sig selv – ikke noget, der kræver at nogen husker det rigtige workflow hver gang.

Det er nemt at oprette nye skabeloner

I Elvium kan du tilføje egne kontrakt skabeloner.

Problemet

Uden en samlet løsning ligger kontraktskabeloner typisk som Word-dokumenter, der bliver kopieret og rettet manuelt for hver nyansat – med risiko for forkerte felter, forældede vilkår eller at den forkerte version bliver sendt ud.

Godkendelse foregår ofte over mail, uden at det er tydeligt, hvem der reelt skal godkende hvad, og underskriften håndteres separat fra selve kontraktudarbejdelsen. Det gør processen langsom og sårbar over for fejl, netop i et dokument der har juridisk betydning.

Sådan løser Elvium det

✔️ Egne kontraktskabeloner – byg og vedligehold jeres skabeloner selv, tilpasset jeres virksomhed

✔️ Automatisk pre-udfyldning – felter udfyldes ud fra medarbejderens stamdata, så I undgår manuel indtastning og fejl

✔️ Valg af signeringsroller – bestem præcis hvem der skal underskrive hvad i den enkelte kontrakt

✔️ Approval workflow – kontrakten godkendes i et fast forløb, inden den går til underskrift

✔️ E-signering – underskriv med MitID eller Elvium Signoff, direkte i systemet

Sådan fungerer det i praksis

1. Kontrakten oprettes ud fra en af jeres skabeloner, og felterne pre-udfyldes fra medarbejderens stamdata

2. Signeringsroller vælges, og kontrakten sendes gennem det opsatte approval workflow

3. Når kontrakten er godkendt, sendes den til e-signering via MitID eller Elvium Signoff

4. Den underskrevne kontrakt er tilgængelig i systemet, klar til opbevaring

Hvem er det til?

✔️ HR-ansvarlige, der vil undgå at rette de samme felter manuelt i hver ny kontrakt

✔️ Virksomheder med et fast godkendelseshierarki, der skal afspejles i kontraktprocessen

✔️ Ledelse, der har brug for sikkerhed for, at kontrakter altid følger den korrekte skabelon og godkendelsesgang

Del af Elviums HR-system

Digital kontraktstyring er en del af Elviums HR-system, hvor kontraktdata trækker direkte på medarbejderens stamdata – så I slipper for at taste de samme oplysninger ind flere gange.